Waarom je team terugvalt op Excel, ook als er een systeem ligt

De eerste lijst ontstaat meestal al in de ontwerpfase. Iemand zet de poorten en apparaten onder elkaar en mailt de lijst rond. Niets bijzonders.

Anderhalf jaar later gaat diezelfde lijst nog steeds heen en weer, in een project met vier partijen en een systeem dat dit allemaal bijhoudt. In theorie. In deze blog vertelt Corné Broere, Product Manager bij ZEM, waar die gewoonte begint en wat er nodig is om hem te doorbreken.

De lijst ontstaat voordat er iets te beheren valt

In de ontwerpfase bestaat het netwerk nog niet. Er is een tekening en iemand rekent uit hoeveel poorten er nodig zijn en welk apparaat waar komt. Een spreadsheet is dan logisch: een kolom erbij, een tabblad per verdieping, klaar.

Alleen vervangt niemand die lijst daarna. Hij groeit mee. Er komen serienummers bij, IP-adressen, opmerkingen van de installateur. Tegen de tijd dat de bouw begint, is het ontwerpdocument de projectadministratie, zonder dat iemand daarvoor koos.

Wat een lijst goed doet

Hier zit het punt dat softwareleveranciers liever overslaan. Een Excel-lijst heeft een paar sterke kanten die lastig te vervangen zijn.

Je mailt hem door en de ontvanger hoeft niets te installeren of in te loggen. De aannemer opent hem op zijn telefoon. De installateur zet er zijn eigen kolom bij zonder iemand iets te vragen. Iedereen weet meteen wat ermee moet.

Dat is gereedschap dat past bij een keten waarin je niet de baas bent over de andere partijen. Zolang meewerken in een systeem meer moeite kost dan een bestand doorsturen, wint het bestand.

Het probleem begint bij de tweede lijst

Zodra iemand de lijst doorstuurt, bestaat hij twee keer. De installateur werkt in zijn kopie, de projectleider in de zijne. Een week later verschillen ze op zes regels en weet niemand welke versie klopt. Dan begint het werk dat op geen enkele begroting staat: archeologie op je eigen project.

Een systeem lost dat niet vanzelf op. Meestal richt een team het in voor zichzelf. De aannemer zit er niet in, de installateur ook niet. Zodra er iets naar buiten moet, exporteer je een bestand en dat bestand leidt vanaf dan zijn eigen leven. Zo loopt de administratie in het systeem achter en gaat er een lijst rond die niemand controleert.

Echt merk je het na oplevering. De klant vraagt iets over een apparaat en de administratie blijkt te bestaan uit vier bestanden, waarvan geen enkele compleet is.

Hoe het er in de praktijk uitziet

Neem een apparaat dat in een andere ruimte komt dan in het ontwerp stond. Dat gebeurt op elk project.

In een project dat op lijsten draait, levert dat een mail van de installateur op, een aangepaste regel in zijn eigen Excel en weken later een correctie in het systeem door iemand die het toevallig ziet. Drie sporen van dezelfde wijziging.

Andersom ziet het er zo uit: de wijziging gebeurt in de bron zelf. Wie het apparaat verplaatst, past het daar aan. De projectleider ziet het in zijn voortgang, de engineer bij zijn configuratie en niemand hoeft achteraf te reconstrueren wat er gebeurde.

Drie afspraken die het verschil maken

Geen van de drie gaat over een specifiek product.

1. Kies vooraf één leidende bron. Spreek aan het begin van het project af waar de actuele gegevens staan. Dat is het makkelijke deel.
2. Zorg dat ook partijen buiten je team erbij kunnen. Kost dat gedoe, dan ontstaat er alsnog een lijst, hoe goed je systeem verder ook is.
3. Maak wijzigen en vastleggen één handeling. Voert iemand een wijziging door in de bron zelf, dan hoeft hij hem nergens anders meer op te schrijven. Elke aparte stap achteraf schiet er vroeg of laat bij in.

De vraag om mee te beginnen

Tel op je laatste grote project hoeveel versies van dezelfde lijst er rondgingen. Je projectleider weet het meestal precies.

Was er steeds één actuele versie, dan zit dat deel goed. Waren het er vier, dan zegt dat iets over je hele werkwijze. Van ontwerp tot bouw tot beheer werkte niet iedereen vanuit dezelfde gegevens. Daar zit het herstelwerk, de marge die weglekt en het dossier dat niet klopt als de klant erom vraagt.

Dat aantal zegt meer over je volgende project dan welke tool je ook aanschaft.